Nell’articolo sullo Scrum Agile abbiamo visto 4 pratiche che possono supportare una gestione agile e soprattutto tattica dei progetti.

In questo articolo vedremo come possiamo massimizzare il risultato dell’applicazione delle 4 pratiche Scrum, usando un metodo di visualizzazione semplice e molto efficace: la Kanban board.

Cosa significa Kanban

La parola Kanban significa “insegna”. Il Kanban è uno strumento di visualizzazione del lavoro nato in Giappone e creato per permettere una gestione innovativa delle scorte di magazzino. Lo stoccaggio delle merci seguiva il flusso produttivo immagazzinando solo il prodotto utile alla creazione di ciò che a breve andava consegnato.

In seguito al successo ottenuto da questa metodologia in ambito manifatturiero la Kanban board cominciò ad essere utilizzato in ambiente di sviluppo di software.

I suoi punti di forza in questo ambito applicativo sono riassumibili in:

• facile visualizzazione del lavoro
• possibilità di limitare il lavoro in corso (WIP: work in progress) permettendoci di definire solo ciò che siamo in grado di svolgere e che cosa ha più valore per il cliente
• tenere sotto controllo il flusso continuo del lavoro

Quello che vedete sotto è la forma più semplice di lavorare visivamente con il Kanban che nella sua massima semplicità ci aiuta a vedere il lavoro attraverso un flusso dove esiste una distinzione netta tra le cose da fare (to do), le cose che si stanno facendo (doing) e le cose fatte (done).

Come funziona il Kanban: il quadro visuale per l’agilità dei team

Visualizzare il tutto

Visualizzare il flusso del lavoro significa prendere in considerazione, in un rapido colpo d’occhio, ciò che il team deve fare (to do), ciò che sta facendo (doing) e ciò ha già fatto (done).

Questi dati vengono “schedati” in un quadro che ne rende immediata la comprensione.

La rappresentazione delle informazioni in un unico “spazio” risponde ad un criterio di grande risparmio di energie del singolo perché non ci sarà più bisogno che ciascuno si appunti tutto sulla sua agenda o crei degli schemi personali. Tutto sarà condensato in un unico grande schema che ci istruisce, ci allerta, ci sollecita e ci conferma sull’andamento di progetto giorno dopo giorno.

Percepire e monitorare il progresso

Usare il Kanban come strumento per la gestione delle attività e dei progetti vuol dire decidere quali azioni devono essere “pescate” dalla colonna del to do e messe nella colonna del doing evidenziando i membri del team che dovranno portare a termine quella attività.

A mano a mano che il progetto si sviluppa si produrrà la colonna done, nella quale verranno poste le attività svolte con i relativi tempi di esecuzione. Questa attività risulta utile per prevedere il timing delle future attività e per migliorare la capacità di programmazione dei team.

Limitare il lavoro (fare solamente quello che deve essere fatto)

Un vantaggio che scaturisce quasi naturalmente dalla Kanban board è la visualizzazione della densità della nostra agenda. Quanto saremo impegnati con il nostro team nei prossimi giorni per sviluppare il progetto in corso? Quanto spazio effettivo resterà nelle nostre giornate? In altri termini il Kanban ci offre una reale misura del nostro work in progress.

In questo senso è davvero uno strumento strategico per decidere se possiamo accogliere o meno nuove attività.

Spesso ci renderemo conto che è molto più responsabile dire di no ad ulteriori proposte e ottimizzare i tempi di lavorazione del progetto al quale stiamo già lavorando. Ci impegneremo quindi per terminare nel rispetto dei tempi la nostra attività già in lavorazione, potendo rispondere con precisione quando saremo realmente disponibili a lavorare su altro.

La Kanban board ci permetterà di negoziare i tempi per le nuove attività esplicitando in modo trasparente la nostra impossibilità ad accogliere immediatamente la nuova richiesta. Quest'utima sarà però inserita in un calendario futuro di programmazione effettiva. 

In conclusione, mi piace ricordare che ogni pratica della metodologia Agile deve essere studiata ma soprattutto adattata alla realtà specifica. Non esistono regole rigide che incasellano i processi lavorativi. Questo sarebbe contrario alla stessa natura dell’Agile!
Prendi spunto dagli strumenti proposti, lasciati ispirare dalle immagini dei quadri Kanban e utilizzali.
Se ti incuriosce e non ti senti sicuro nel farlo da solo, chiamami e sarò felice di usarli insieme a te e al tuo team!

di Benito Guidi - Trainer e coach
per The Coachingroup